Agenda vs minuty

Program a zápisy jsou dvě nejdůležitější složky schůzky. Osoba, která schůzku uspořádá, má na mysli mnoho věcí, jako je rozvrh, načasování, místo konání, hosté, plán schůzky atd. Je proto nezbytné uvědomit si rozdíly mezi programem jednání a zápisy.

Denní program

Agenda je slovo, které se používá k popisu harmonogramu nebo programu schůzky. Je to seznam věcí, které je třeba během schůzky udělat nebo projednat. Každé formální setkání, které je organizováno, vyžaduje vypracování programu. Existuje posloupnost, ve které jsou body projednávány a diskutovány během schůzky, a program schůzky jasně tuto sekvenci zmiňuje. Tato agenda je rozeslána mezi hosty v dostatečném předstihu před tím, než skutečně dorazí na místo konání schůzky, aby se mohli seznámit s tématy, o nichž bude během schůzky diskutováno. Dalším cílem agendy je zajistit, aby se účastníci odpovídajícím způsobem připravili a nebyli chyceni nevědomky.

Minut

Zápis je termín, který se používá k označení úředního záznamu z jednání během formálního zasedání. Tyto zápisy slouží jako záznamy o tom, co se stalo během schůzky, a také připomínají lidem po nějaké době, pokud zapomenou. Tyto zápisy jsou užitečné také pro všechny, kteří se nemohou schůze zúčastnit, protože se seznámí se vším, co se během schůzky stalo. Zápis obsahuje název místa konání, datum a čas schůzky a seznam všech účastníků schůzky. Tyto zápisy také obsahují jméno osoby, která tyto zápisy pořizuje.

Jaký je rozdíl mezi agendou a zápisem?

• Agenda je harmonogram schůzky a vypráví sled událostí během schůzky, aby se hosté mohli připravit předem.

• Zápis se týká úředního záznamu z jednání formálního zasedání. Zápis je důležité připomenout, co se stalo během schůzky v budoucnu, pokud lidé zapomenou.